Cách đánh giá áp dụng sau đào tạo vào công việc

Vì sao cần đánh giá mức độ áp dụng kiến thức sau đào tạo?

Đào tạo chỉ tạo ra giá trị khi kiến thức được chuyển hóa thành năng lực thực hiện. Một nhân viên có thể hiểu nội dung khóa học nhưng chưa chắc đã thay đổi cách làm việc hoặc tạo ra hiệu quả cao hơn.

Đánh giá áp dụng sau đào tạo giúp tổ chức trả lời các câu hỏi:

·         Người học có sử dụng kiến thức mới trong công việc hay không

·         Hành vi làm việc nào đã thay đổi sau đào tạo

·         Kiến thức nào chưa được áp dụng và nguyên nhân là gì

·         Chương trình đào tạo có tạo ra tác động thực tế hay không

Việc đánh giá này cũng giúp phân biệt giữa hai trạng thái:

·         Học được kiến thức

·         Vận dụng được kiến thức để tạo ra kết quả

Khoảng cách giữa hai trạng thái này chính là điểm cần được đo lường trong đánh giá sau đào tạo.

Đánh giá áp dụng sau đào tạo dựa trên những yếu tố nào?

Mức độ áp dụng kiến thức thường được đánh giá qua ba nhóm chính: hành vi thay đổi, mức độ sử dụng kiến thức và kết quả công việc.

Mức độ chuyển đổi từ kiến thức sang hành vi

Đây là tiêu chí quan trọng nhất để xác định người học có thực sự áp dụng nội dung đào tạo hay không.

Một số biểu hiện có thể quan sát gồm:

·         Thay đổi cách xử lý công việc theo phương pháp mới

·         Sử dụng công cụ hoặc quy trình đã được đào tạo

·         Áp dụng kỹ năng mới trong các tình huống thực tế

·         Chủ động điều chỉnh cách làm việc dựa trên kiến thức đã học

Ví dụ, sau khóa đào tạo về kỹ năng phản hồi nhân viên, mức độ áp dụng không nằm ở việc nhân viên nhớ các nguyên tắc phản hồi mà nằm ở việc họ thực sự sử dụng mô hình phản hồi đó trong các cuộc trao đổi công việc.

Tần suất và mức độ sử dụng kiến thức

Không phải mọi kiến thức sau đào tạo đều được áp dụng với cùng mức độ.

Có thể đánh giá thông qua:

·         Tần suất sử dụng phương pháp mới

·         Số lượng tình huống được áp dụng

·         Mức độ độc lập khi vận dụng

·         Khả năng kết hợp kiến thức mới với công việc hiện tại

Một nhân viên chỉ thử áp dụng một lần sẽ có mức độ chuyển đổi khác với người đã đưa kiến thức mới thành thói quen làm việc.

Kết quả tạo ra từ việc áp dụng

Hành vi thay đổi là dấu hiệu đầu tiên, nhưng kết quả công việc mới phản ánh mức độ tạo giá trị.

Các chỉ số có thể được sử dụng gồm:

·         Năng suất công việc

·         Chất lượng đầu ra

·         Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu

·         Số lỗi giảm xuống

·         Thời gian xử lý công việc

·         Mức độ hài lòng của khách hàng hoặc nội bộ

Tuy nhiên, cần phân biệt kết quả do đào tạo tạo ra với các yếu tố khác như thay đổi quy trình, công nghệ hoặc nguồn lực hỗ trợ.

Các phương pháp đánh giá áp dụng sau đào tạo hiệu quả

Quan sát hành vi trong công việc

Đây là phương pháp trực tiếp nhất để xác định kiến thức có được chuyển thành hành động hay chưa.

Người đánh giá có thể sử dụng:

·         Quan sát của quản lý trực tiếp

·         Phiếu đánh giá hành vi

·         Danh sách tiêu chí năng lực

·         Kiểm tra việc tuân thủ quy trình mới

Ví dụ, sau đào tạo kỹ năng bán hàng, quản lý có thể đánh giá nhân viên qua cách đặt câu hỏi, xử lý nhu cầu khách hàng và trình bày giải pháp.

Đánh giá thông qua phản hồi của quản lý và đồng nghiệp

Những người thường xuyên làm việc cùng nhân viên có thể nhận biết sự thay đổi trong cách làm việc.

Nguồn phản hồi có thể bao gồm:

·         Quản lý trực tiếp

·         Đồng nghiệp

·         Khách hàng nội bộ

·         Người được hỗ trợ bởi nhân viên

Phương pháp này hữu ích khi hành vi áp dụng khó đo bằng chỉ số định lượng.

So sánh chỉ số công việc trước và sau đào tạo

Đây là cách đánh giá mức độ tác động của đào tạo đến hiệu suất.

Có thể so sánh:

·         Kết quả trước đào tạo

·         Kết quả sau đào tạo

·         Mục tiêu kỳ vọng

·         Xu hướng thay đổi trong thời gian dài hơn

Việc so sánh cần đặt trong cùng điều kiện để tránh kết luận sai về hiệu quả đào tạo.

Mô hình đánh giá áp dụng sau đào tạo theo 4 cấp độ

Một cách tiếp cận phổ biến là đánh giá theo chuỗi chuyển đổi:

Cấp độ phản ứng

Đo cảm nhận của người học về chương trình đào tạo.

Ví dụ:

·         Nội dung có phù hợp không

·         Phương pháp học có hiệu quả không

·         Người học có nhận thấy giá trị không

Cấp độ này phản ánh trải nghiệm học tập nhưng chưa chứng minh được khả năng áp dụng.

Cấp độ học tập

Đo mức độ kiến thức hoặc kỹ năng được tiếp nhận.

Có thể đánh giá bằng:

·         Bài kiểm tra

·         Bài thực hành

·         Mô phỏng tình huống

Đây là điều kiện cần nhưng chưa đủ để xác định hiệu quả thực tế.

Cấp độ hành vi

Đo mức độ thay đổi trong công việc sau đào tạo.

Đây là cấp độ trọng tâm của đánh giá áp dụng vì phản ánh việc chuyển đổi từ học sang làm.

Các câu hỏi chính gồm:

·         Người học có thay đổi cách làm việc không

·         Kiến thức mới có được sử dụng thường xuyên không

·         Hành vi mới có trở thành thói quen không

Cấp độ kết quả

Đo tác động cuối cùng đến mục tiêu tổ chức.

Ví dụ:

·         Tăng hiệu suất

·         Giảm chi phí

·         Cải thiện chất lượng

·         Tăng doanh thu

·         Giảm sai sót

Cấp độ này cho thấy đào tạo có tạo ra giá trị kinh doanh hay không.

Những yếu tố ảnh hưởng đến khả năng áp dụng kiến thức sau đào tạo

Không phải mọi khóa đào tạo đều thất bại nếu kiến thức không được áp dụng ngay. Mức độ chuyển đổi còn phụ thuộc vào môi trường làm việc.

Các yếu tố quan trọng gồm:

Sự hỗ trợ của quản lý

Quản lý đóng vai trò tạo điều kiện để nhân viên thử nghiệm và duy trì hành vi mới.

Nếu quản lý không khuyến khích áp dụng, kiến thức sau đào tạo dễ bị quay về cách làm cũ.

Mức độ phù hợp của kiến thức với công việc

Kiến thức càng gắn với tình huống thực tế thì khả năng áp dụng càng cao.

Một chương trình đào tạo hiệu quả cần trả lời được:

·         Áp dụng khi nào

·         Áp dụng như thế nào

·         Tạo ra thay đổi gì

Cơ chế duy trì sau đào tạo

Việc áp dụng cần được củng cố thông qua:

·         Hướng dẫn thực hành

·         Phản hồi định kỳ

·         Theo dõi tiến độ

·         Đánh giá lại sau một khoảng thời gian

Nếu không có giai đoạn duy trì, kiến thức mới có thể giảm dần theo thời gian.

Làm thế nào xây dựng hệ thống đánh giá áp dụng sau đào tạo?

Một hệ thống đánh giá hiệu quả nên bắt đầu từ mục tiêu đào tạo và liên kết với công việc thực tế.

Quy trình cơ bản gồm:

Xác định hành vi mong muốn sau đào tạo

Cần mô tả rõ người học sẽ làm gì khác đi sau khóa học.

Ví dụ:

·         Sử dụng quy trình mới

·         Áp dụng kỹ thuật mới

·         Thay đổi cách giao tiếp

·         Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Xác định chỉ số đo lường

Chỉ số cần phản ánh cả hành vi và kết quả.

Có thể kết hợp:

·         Chỉ số hành vi

·         Chỉ số hiệu suất

·         Phản hồi từ các bên liên quan

Đánh giá tại thời điểm phù hợp

Đánh giá ngay sau khóa học thường chưa đủ để thấy sự thay đổi.

Thời điểm phù hợp thường là khi người học đã có cơ hội áp dụng vào công việc thực tế.

Phân tích nguyên nhân nếu mức độ áp dụng thấp

Kết quả thấp không nhất thiết do chất lượng đào tạo kém.

Nguyên nhân có thể đến từ:

·         Thiếu cơ hội áp dụng

·         Thiếu hỗ trợ từ quản lý

·         Nội dung chưa sát công việc

·         Quy trình tổ chức chưa cho phép thay đổi

Đánh giá áp dụng sau đào tạo không chỉ nhằm kiểm tra người học có nhớ kiến thức hay không mà nhằm xác định kiến thức đó đã trở thành năng lực làm việc thực tế chưa. Phương pháp đánh giá hiệu quả cần kết hợp giữa quan sát hành vi, đo lường mức độ sử dụng kiến thức và phân tích kết quả công việc để tạo ra góc nhìn toàn diện.