Cách xác định nhu cầu học tập nghề nghiệp

Có thể xem nhu cầu học tập như khoảng cách có ý nghĩa giữa năng lực mục tiêu và năng lực hiện tại, sau khi khoảng cách đó được lọc theo mức ảnh hưởng đến công việc và thời điểm cần sử dụng. Vì vậy, một kỹ năng mới hoặc đang được thị trường chú ý chưa đương nhiên trở thành nhu cầu học tập của một cá nhân.

Ba nhóm dữ liệu cần được đặt cạnh nhau: chuẩn năng lực của vai trò hoặc giai đoạn nghề nghiệp, bằng chứng về năng lực hiện tại và mục tiêu phát triển tiếp theo. Khi thiếu một trong các nhóm này, kế hoạch học dễ trở thành danh sách nội dung “có vẻ hữu ích” nhưng không giải quyết đúng khoảng cách phát triển.

Xác định đúng giai đoạn nghề nghiệp

Sai lệch đầu tiên thường xuất hiện khi giai đoạn nghề nghiệp được đồng nhất với số năm kinh nghiệm. Số năm có thể cung cấp bối cảnh, nhưng không phản ánh đầy đủ mức độ trưởng thành nghề nghiệp. Hai người làm việc cùng năm năm có thể đang ở hai mức rất khác nhau nếu một người chủ yếu thực hiện nhiệm vụ đã được định nghĩa, còn người kia chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề phức tạp và dẫn dắt người khác.

Thay vì chỉ nhìn vào thâm niên hoặc chức danh, nên xác định giai đoạn dựa trên phạm vi công việc thực tế. Bốn dấu hiệu đặc biệt hữu ích là:

·         Phạm vi trách nhiệm từ một nhiệm vụ riêng lẻ đến một kết quả, một hệ thống hoặc một nhóm

·         Mức độ tự chủ từ cần hướng dẫn thường xuyên đến có thể tự lựa chọn cách giải quyết

·         Độ phức tạp của vấn đề từ tình huống chuẩn đến vấn đề mơ hồ, nhiều ràng buộc và chưa có đáp án sẵn

·         Mức độ ảnh hưởng từ chất lượng công việc cá nhân đến quyết định của nhóm, khách hàng hoặc tổ chức

Một người còn ở giai đoạn đầu thường cần hướng dẫn cho nhiều tình huống và tập trung vào việc thực hiện đúng các nhiệm vụ nền tảng. Khi đã có thể chịu trách nhiệm trọn vẹn cho kết quả và xử lý phần lớn tình huống thông thường một cách độc lập, trọng tâm phát triển chuyển sang chiều sâu chuyên môn, khả năng giải quyết vấn đề và phối hợp.

Ở cấp cao hơn, công việc thường không chỉ là “làm tốt phần của mình” mà còn bao gồm giải quyết vấn đề chưa rõ cấu trúc, tạo chuẩn làm việc, hỗ trợ người khác hoặc tác động đến nhiều bên. Đến nhánh lãnh đạo hoặc chuyên gia, phạm vi ảnh hưởng tiếp tục mở rộng nhưng theo hai hướng khác nhau: lãnh đạo tập trung nhiều hơn vào quyết định, nguồn lực và con người; chuyên gia tập trung vào chiều sâu, tiêu chuẩn và những vấn đề chuyên môn khó.

Khung này chỉ là cách phân loại thực hành, không phải hệ thống cấp bậc cố định. Một người có thể rất trưởng thành về chuyên môn nhưng mới bắt đầu ở năng lực quản lý. Nếu nghề nghiệp có tiêu chuẩn năng lực hoặc cấp hành nghề chính thức, chuẩn đó cần được ưu tiên hơn cách phân loại chung.

Lấy yêu cầu công việc làm chuẩn năng lực mục tiêu

Sau khi xác định bối cảnh nghề nghiệp, bước tiếp theo không phải lập ngay danh sách kỹ năng muốn học. Cần xác định năng lực mục tiêu: ở giai đoạn này, người làm công việc phải biết gì và làm được gì ở mức nào.

Chuẩn tham chiếu đáng tin cậy nhất là những nguồn gắn trực tiếp với kết quả công việc. Nếu tổ chức có mô tả vai trò, khung năng lực, tiêu chuẩn hiệu suất hoặc cấp độ thành thạo, nên sử dụng chúng trước. Với nghề có tiêu chuẩn nghề nghiệp hoặc yêu cầu hành nghề chính thức, các tiêu chuẩn đó trở thành ràng buộc bắt buộc.

Khi chưa có một khung năng lực hoàn chỉnh, có thể đi ngược từ đầu ra công việc:

Đầu ra cần tạo ra → nhiệm vụ hoặc quyết định quan trọng → năng lực cần có → mức độ thành thạo cần đạt

Ví dụ, thay vì kết luận chung rằng “cần học giao tiếp”, hãy hỏi giao tiếp phục vụ đầu ra nào. Nếu yêu cầu là trình bày một khuyến nghị để các bên liên quan có thể ra quyết định, kiến thức cần học có thể liên quan đến bối cảnh kinh doanh và tiêu chí quyết định; kỹ năng cần phát triển có thể là tổng hợp thông tin, xây dựng lập luận và trình bày khuyến nghị.

Cách phân tách này giúp tránh gom những nhu cầu rất khác nhau vào một tên kỹ năng rộng.

Kiến thức trả lời câu hỏi bạn cần hiểu điều gì để phán đoán và lựa chọn đúng. Kỹ năng trả lời câu hỏi bạn phải thực hiện được hành vi nào với chất lượng đủ tốt và đủ ổn định.

Một năng lực chỉ nên được đưa vào danh sách mục tiêu khi có thể chỉ ra mối quan hệ của nó với một đầu ra, nhiệm vụ hoặc quyết định quan trọng. Xu hướng thị trường có thể là tín hiệu để kiểm tra, nhưng không nên tự động trở thành chuẩn học tập. Nếu một công nghệ mới chưa liên quan đến vai trò hiện tại, vai trò kế tiếp hoặc thay đổi có thể dự đoán trong công việc, nó phù hợp hơn với danh sách theo dõi thay vì danh sách ưu tiên học ngay.

Đánh giá năng lực hiện tại bằng bằng chứng

Khoảng cách năng lực chỉ có ý nghĩa khi cả hai đầu của phép so sánh đều đủ rõ: mức cần đạt và mức hiện tại. Vì vậy, tự đánh giá kiểu “tôi khá tốt” hoặc “tôi còn yếu” chưa đủ để xác định nhu cầu học.

Cần chuyển năng lực hiện tại thành những biểu hiện có thể quan sát. Bằng chứng có thể đến từ kết quả công việc, sản phẩm đã hoàn thành, chất lượng đầu ra, lỗi hoặc phần việc phải làm lại, cách xử lý tình huống thực tế và phản hồi của những người đã trực tiếp quan sát công việc.

Tự đánh giá vẫn hữu ích, nhưng phù hợp hơn với vai trò giả thuyết ban đầu. Sau đó, giả thuyết cần được đối chiếu với bằng chứng khác. Điều này đặc biệt quan trọng với những năng lực khó tự quan sát như ảnh hưởng đến người khác, chất lượng ra quyết định hoặc khả năng xử lý tình huống phức tạp.

Nếu tổ chức đã có thang mức độ thành thạo, nên sử dụng trực tiếp. Khi chưa có, có thể dùng một thang quy ước bốn mức để làm rõ sự khác biệt:

Đây là công cụ tự rà soát, không phải chuẩn phổ quát. Mức độ phải được mô tả lại cho phù hợp với từng năng lực và từng nghề.

Chẳng hạn, “mức 3” của kỹ năng phân tích không thể được chứng minh chỉ bằng việc đã hoàn thành một khóa học. Bằng chứng phù hợp hơn là khả năng tự phân tích một vấn đề thực tế, lựa chọn cách tiếp cận, giải thích giả định và đưa ra kết luận có thể được người khác kiểm tra.

Cũng không nên kết luận năng lực từ một sự kiện duy nhất. Một lần thực hiện xuất sắc chưa chắc phản ánh khả năng ổn định; một lần thất bại trong điều kiện bất thường cũng chưa chắc chứng minh thiếu năng lực. Việc đối chiếu nhiều sản phẩm công việc, nhiều tình huống hoặc nhiều nguồn phản hồi giúp đánh giá sát hơn với khả năng thực tế.

Đo khoảng cách và ưu tiên nhu cầu học tập

Khi đã có mức mục tiêu và mức hiện tại, khoảng cách bắt đầu trở nên nhìn thấy được. Nếu thang bốn mức được sử dụng, một năng lực có mức hiện tại 1 và mục tiêu 3 có khoảng cách lớn hơn năng lực đang ở mức 2 với cùng mục tiêu 3.

Tuy nhiên, các mức thành thạo là mô tả thứ bậc chứ không phải đơn vị đo tuyệt đối. Vì vậy, con số chênh lệch nên được xem như tín hiệu để so sánh và thảo luận, không nên được diễn giải như một phép đo chính xác về lượng kiến thức cần học.

Quan trọng hơn, khoảng cách lớn nhất chưa chắc là nhu cầu phải học trước. Mức ưu tiên còn phụ thuộc vào ít nhất ba câu hỏi:

·         Tác động năng lực này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả quan trọng nào

·         Thời điểm năng lực này sẽ phải được sử dụng sớm và thường xuyên đến đâu

·         Ngưỡng yêu cầu mức hiện tại có đang thấp hơn mức tối thiểu để thực hiện vai trò hay không

Có thể bổ sung yếu tố phụ thuộc: một năng lực nền tảng đôi khi cần được phát triển trước vì nó mở khóa nhiều năng lực khác.

Một bảng đơn giản giúp tránh ưu tiên theo cảm giác:

Điểm đáng chú ý là cột cuối không được quyết định chỉ bởi khoảng cách số. Một khoảng cách nhỏ nhưng nằm ngay trên đường tới một nhiệm vụ quan trọng có thể đáng ưu tiên hơn một khoảng cách lớn ở năng lực ít được sử dụng.

Cách phân loại thực hành có thể gồm ba nhóm: học ngay, học tiếp theo và theo dõi. “Học ngay” dành cho khoảng cách đang cản trở kết quả hiện tại hoặc sắp trở thành yêu cầu trực tiếp. “Học tiếp theo” dành cho năng lực cần cho giai đoạn kế tiếp nhưng chưa tạo ra rủi ro tức thời. “Theo dõi” dành cho xu hướng hoặc năng lực có tiềm năng nhưng chưa có mối liên hệ đủ rõ với mục tiêu nghề nghiệp.

Nhờ vậy, xác định nhu cầu học tập nghề nghiệp trở thành một quyết định về giá trị và thời điểm, thay vì cuộc chạy đua tích lũy càng nhiều kỹ năng càng tốt.

Trọng tâm học tập thay đổi theo từng giai đoạn

Các giai đoạn nghề nghiệp không đòi hỏi một bộ kỹ năng hoàn toàn tách biệt. Nhiều năng lực tiếp tục được sử dụng, nhưng mức độ thành thạo và mục đích sử dụng thay đổi khi phạm vi trách nhiệm tăng lên.

Khung dưới đây có thể dùng như một bản đồ tham khảo:

Sự chuyển dịch quan trọng nằm ở đối tượng tạo giá trị. Ở giai đoạn đầu, mục tiêu thường là giúp cá nhân thực hiện đúng công việc. Khi làm việc tự chủ, mục tiêu chuyển sang khả năng tạo kết quả đáng tin cậy mà không cần giám sát thường xuyên. Ở cấp cao, năng lực phải giúp giải quyết vấn đề vượt ra ngoài phạm vi cá nhân. Khi trở thành lãnh đạo hoặc chuyên gia, giá trị ngày càng được tạo thông qua quyết định, hệ thống, tiêu chuẩn hoặc năng lực của người khác.

Điều đó giải thích vì sao tiếp tục học thêm nhiều công cụ tác nghiệp chưa chắc là ưu tiên đúng khi phạm vi trách nhiệm đã thay đổi. Một người chuẩn bị dẫn dắt nhóm có thể vẫn cần chuyên môn sâu, nhưng khoảng cách hạn chế hiệu quả của họ lúc này có thể nằm ở phân bổ ưu tiên, phản hồi, ra quyết định hoặc phối hợp.

Ngược lại, không nên học quá xa giai đoạn chỉ vì một năng lực thường xuất hiện ở cấp cao hơn. Nếu công việc chưa tạo cơ hội sử dụng năng lực đó, sẽ khó thu thập bằng chứng để biết việc học đã thực sự chuyển thành năng lực hay chưa.

Vì vậy, bảng trên không nên được dùng như danh sách bắt buộc. Chuẩn vai trò thực tế, đặc thù nghề nghiệp và bằng chứng cá nhân vẫn là cơ sở quyết định.

Chuyển nhu cầu học thành mục tiêu có thể kiểm chứng

Một khoảng cách năng lực mới chỉ trả lời “cần phát triển điều gì”. Để việc học có khả năng thay đổi năng lực thực tế, cần chuyển nó thành một mục tiêu mô tả được hành vi và bằng chứng sau khi học.

Một cấu trúc hữu ích là:

Trong [bối cảnh công việc], tôi có thể [thực hiện hành vi hoặc tạo đầu ra] ở [mức yêu cầu], được chứng minh bằng [bằng chứng công việc và phản hồi].

Cách viết này tạo ra sự khác biệt rõ giữa mục tiêu học và tên chủ đề. “Học thuyết trình” chỉ mô tả hoạt động. “Có thể trình bày một khuyến nghị để người nghe hiểu vấn đề, cơ sở phân tích và quyết định cần đưa ra” mô tả năng lực cần hình thành.

Với một nhu cầu ưu tiên, kế hoạch phát triển tối thiểu nên làm rõ:

·         Khoảng cách năng lực nào đang thiếu và thiếu so với chuẩn nào

·         Đầu ra mục tiêu sau khi học phải làm được điều gì khác trước

·         Tình huống thực hành công việc nào sẽ được dùng để luyện năng lực

·         Bằng chứng sản phẩm, kết quả hoặc hành vi nào cho thấy mức năng lực đã thay đổi

·         Nguồn phản hồi ai hoặc tiêu chí nào sẽ giúp kiểm tra chất lượng

·         Điểm rà soát khi nào cần đánh giá lại nhu cầu

Ví dụ giả định, thay vì đặt mục tiêu “cải thiện kỹ năng trình bày”, một người có thể đặt mục tiêu: trong giai đoạn chuẩn bị cho trách nhiệm mới, có thể tự xây dựng và trình bày đề xuất cho các bên liên quan, thể hiện rõ vấn đề, cơ sở phân tích, phương án và khuyến nghị; bằng chứng là các đề xuất thực tế được sử dụng trong công việc cùng phản hồi theo tiêu chí đã thống nhất với người quản lý.

Cách tiếp cận này cũng giải quyết câu hỏi “khi nào cần xác định lại nhu cầu học?”. Không có một chu kỳ duy nhất phù hợp cho mọi nghề nghiệp. Việc rà soát đặc biệt cần thiết khi phạm vi vai trò thay đổi, chuẩn công việc thay đổi, xuất hiện dự án lớn, nhận được phản hồi lặp lại về một điểm mạnh hoặc điểm yếu, hoặc khi cá nhân chuẩn bị chuyển sang một giai đoạn trách nhiệm mới.

Nếu tổ chức có chu kỳ đánh giá hiệu suất hoặc phát triển chính thức, việc rà soát có thể gắn với chu kỳ đó. Nhưng không nên chờ đến kỳ đánh giá nếu bằng chứng công việc cho thấy yêu cầu đã thay đổi đáng kể.

Xác định nhu cầu học vì thế là một vòng lặp: xác định chuẩn → thu thập bằng chứng → tìm khoảng cách → ưu tiên → thực hành → kiểm chứng → cập nhật chuẩn. Khi vai trò phát triển, vòng lặp được thực hiện lại với một mức yêu cầu mới.

Để xác định kiến thức và kỹ năng cần học trong từng giai đoạn nghề nghiệp, điểm xuất phát nên là yêu cầu thực tế của vai trò chứ không phải danh sách kỹ năng phổ biến. Hãy xác định giai đoạn bằng phạm vi trách nhiệm, mức tự chủ và độ phức tạp của công việc; chuyển đầu ra của vai trò thành chuẩn năng lực; sau đó đối chiếu chuẩn này với năng lực hiện tại bằng bằng chứng công việc.

Khoảng cách tìm được chỉ trở thành nhu cầu học ưu tiên khi nó có ảnh hưởng đáng kể đến kết quả và phù hợp với thời điểm phát triển. Sau đó, nhu cầu cần được chuyển thành mục tiêu có hành vi, tình huống thực hành và bằng chứng kiểm chứng rõ ràng. Khi phạm vi trách nhiệm thay đổi, quá trình này được thực hiện lại để kế hoạch học luôn phục vụ đúng giai đoạn phát triển nghề nghiệp.