ROI đào tạo là gì và khi nào nên sử dụng?

Vì vậy, ROI nên được xem là một lớp đánh giá tài chính ở cuối chuỗi kết quả đào tạo. Trước khi tính ROI, tổ chức cần xác định được người học đã áp dụng kiến thức vào công việc, việc áp dụng đó tạo ra tác động kinh doanh nào và phần tác động nào thực sự có thể quy cho chương trình đào tạo. Nếu chuỗi quan hệ này chưa đủ rõ, một con số ROI chính xác về mặt toán học vẫn có thể dẫn đến kết luận sai.

ROI đào tạo là gì?

ROI đào tạo, hay Return on Investment của hoạt động đào tạo, là chỉ số thể hiện lợi ích tài chính ròng thu được từ một chương trình đào tạo so với tổng chi phí đầu tư cho chương trình đó.

Công thức cơ bản là:

ROI đào tạo (%) = (Lợi ích tài chính từ đào tạo - Chi phí đào tạo) / Chi phí đào tạo × 100

Trong ROI Methodology gắn với Jack Phillips, ROI được đặt ở cấp độ đánh giá sau khi đã xác định tác động kinh doanh của chương trình. Logic này rất quan trọng: không thể đi trực tiếp từ việc nhân viên tham gia một khóa học đến kết luận khóa học tạo ra lợi nhuận.

Chẳng hạn, một chương trình đào tạo bán hàng có tổng chi phí 200 triệu đồng. Sau khi theo dõi kết quả và tách ảnh hưởng của các yếu tố khác, doanh nghiệp xác định phần lợi ích tài chính có thể quy cho chương trình là 300 triệu đồng.

Khi đó:

Lợi ích ròng = 300 - 200 = 100 triệu đồng

ROI = 100 / 200 × 100 = 50%

ROI 50% có nghĩa là sau khi thu hồi giá trị tương đương khoản đầu tư ban đầu, chương trình tạo thêm lợi ích ròng bằng 50% chi phí đầu tư. Nói theo một cách khác, mỗi 1 đồng chi phí tương ứng với 1,5 đồng lợi ích tài chính tổng cộng trong phạm vi và khoảng thời gian được đo.

Điểm cần lưu ý là ROI đào tạo không đồng nghĩa với hiệu quả đào tạo nói chung. Một chương trình có thể giúp người học nâng cao kiến thức, kỹ năng hoặc thay đổi hành vi nhưng chưa chắc tác động đó đã có thể quy đổi thành lợi ích tài chính. Ngược lại, một con số ROI dương cũng không tự động chứng minh mọi khía cạnh của chương trình đều tốt.

ROI đào tạo được hình thành như thế nào?

Phần khó nhất của ROI đào tạo thường không nằm ở phép chia trong công thức. Thách thức thực sự là xác định con số lợi ích nào có thể đưa vào tử số.

Về mặt logic, ROI chỉ đáng tin khi tổ chức đi được qua chuỗi quan hệ:

Đào tạo → Học được → Áp dụng vào công việc → Tạo tác động kinh doanh → Xác định phần tác động do đào tạo → Quy đổi tác động thành tiền → So sánh với chi phí

Nếu bỏ qua một mắt xích, ROI có nguy cơ trở thành một phép quy đổi mang tính giả định.

Tác động quan sát được chưa phải lợi ích của đào tạo

Giả sử doanh số tăng 20% sau một chương trình huấn luyện bán hàng. Không thể mặc nhiên ghi toàn bộ phần doanh số tăng thêm thành lợi ích đào tạo.

Trong cùng thời gian đó, doanh nghiệp có thể đã:

·         Thay đổi chính sách giá

·         Tăng ngân sách quảng cáo

·         Tung sản phẩm mới

·         Thay đổi cơ chế thưởng

·         Tuyển thêm nhân viên

·         Gặp biến động thuận lợi của thị trường

Do đó, cần có phương pháp hợp lý để tách ảnh hưởng của đào tạo khỏi các yếu tố khác. Đây là điều kiện cốt lõi để ROI phản ánh quan hệ kinh tế có ý nghĩa thay vì chỉ phản ánh hai sự kiện xảy ra gần nhau về thời gian.

Không phải tác động nào cũng nên quy đổi thành tiền

Một số tác động tương đối dễ lượng hóa, chẳng hạn:

·         Doanh thu tăng

·         Sản lượng tăng

·         Thời gian xử lý giảm

·         Chi phí vận hành giảm

·         Tỷ lệ lỗi giảm

·         Tỷ lệ nghỉ việc giảm khi có cơ sở tính chi phí thay thế nhân sự

Những lợi ích như sự tự tin, mức độ gắn kết, khả năng hợp tác hoặc nhận thức thương hiệu nội bộ có thể rất quan trọng nhưng khó quy đổi thành tiền một cách đáng tin cậy.

Trong trường hợp đó, giữ chúng dưới dạng lợi ích phi tài chính thường tốt hơn việc cố gắng gán một giá trị tiền tệ thiếu cơ sở chỉ để làm ROI cao hơn.

Chi phí cũng phải được xác định đầy đủ

Mẫu số không nên chỉ gồm học phí hoặc phí thuê giảng viên. Tùy phạm vi đánh giá, tổng chi phí có thể bao gồm thiết kế chương trình, nền tảng, tài liệu, địa điểm, nhà cung cấp, thời gian tham gia của nhân viên, chi phí quản lý và chi phí đánh giá.

Điều quan trọng không phải là mọi tổ chức phải dùng một cấu trúc chi phí giống hệt nhau, mà là phạm vi chi phí phải rõ ràng và nhất quán khi diễn giải hoặc so sánh ROI.

Điều kiện để ROI đào tạo có ý nghĩa

Không phải chương trình nào có dữ liệu chi phí cũng đủ điều kiện tính ROI. Một phép đo đáng tin cậy cần đồng thời đáp ứng một số điều kiện.

Thứ nhất, chương trình phải hướng tới một tác động công việc hoặc kinh doanh có thể xác định. Nếu mục tiêu mới dừng ở việc giúp người học biết một khái niệm hoặc hoàn thành khóa học, chưa có đủ cơ sở để đi đến ROI.

Thứ hai, phải có dữ liệu cho phép nhận biết sự thay đổi. Tùy chương trình, đó có thể là dữ liệu trước và sau đào tạo, xu hướng lịch sử, dữ liệu vận hành hoặc một cơ sở so sánh phù hợp. Không có điểm tham chiếu khiến việc xác định phần cải thiện trở nên yếu hơn.

Thứ ba, phải có cách tách ảnh hưởng của đào tạo. Không nhất thiết mọi chương trình đều cần một thiết kế thực nghiệm phức tạp, nhưng tổ chức phải có lý do đủ thuyết phục để giải thích tại sao một phần kết quả được quy cho đào tạo.

Thứ tư, tác động cần có khả năng quy đổi tài chính với giả định chấp nhận được. Nếu quá trình quy đổi phụ thuộc vào nhiều giả định khó kiểm chứng, độ chính xác bề ngoài của con số ROI có thể lớn hơn độ tin cậy thực tế.

Thứ năm, cần có khoảng thời gian đủ để tác động xuất hiện. Đo quá sớm có thể chỉ ghi nhận phản ứng hoặc kiến thức mới học được, trong khi thay đổi năng suất, chất lượng hoặc doanh thu cần thời gian để hình thành.

Cuối cùng, giá trị của việc đo ROI phải tương xứng với chi phí đo lường. Một hệ thống thu thập, phân tích và xác minh dữ liệu phức tạp không phải lúc nào cũng hợp lý cho một khóa đào tạo nhỏ và ít ảnh hưởng đến quyết định quản trị.

Khi nào nên sử dụng ROI đào tạo?

ROI đào tạo phù hợp nhất khi tổ chức cần trả lời một câu hỏi mang tính đầu tư: giá trị tài chính mà chương trình tạo ra có tương xứng với nguồn lực đã bỏ ra hay không?

Một số trường hợp đặc biệt phù hợp gồm:

Chương trình có chi phí hoặc quy mô đầu tư lớn

Khi doanh nghiệp phải dành ngân sách đáng kể cho thiết kế, nhà cung cấp, nền tảng hoặc thời gian của số lượng lớn nhân viên, sai lầm trong quyết định đầu tư có thể gây tác động tài chính đáng kể.

Trong trường hợp này, chi phí dành cho việc đánh giá ROI dễ được biện minh hơn vì kết quả đánh giá có thể ảnh hưởng đến một quyết định ngân sách lớn.

Chương trình gắn trực tiếp với chỉ số kinh doanh

ROI đặc biệt hữu ích khi mục tiêu đào tạo liên hệ rõ với các chỉ số như doanh số, năng suất, thời gian xử lý, tỷ lệ lỗi, phế phẩm hoặc một loại chi phí có thể đo được.

Ví dụ, nếu đào tạo nhằm giảm thời gian xử lý trung bình của một quy trình và doanh nghiệp đã biết chi phí trên mỗi giờ lao động, con đường từ tác động vận hành đến giá trị tiền tệ tương đối rõ.

Ngược lại, nếu mục tiêu chủ yếu là nâng cao nhận thức hoặc xây dựng văn hóa trong dài hạn, việc quy đổi sang tiền thường khó hơn nhiều.

Chương trình mang tính chiến lược hoặc được triển khai lặp lại

Một chương trình sẽ được tổ chức cho hàng nghìn nhân viên trong nhiều năm có giá trị đánh giá khác với một buổi đào tạo thử nghiệm duy nhất.

ROI có thể hỗ trợ quyết định:

·         Có nên tiếp tục đầu tư

·         Có nên mở rộng quy mô

·         Có nên điều chỉnh thiết kế

·         Có nên chuyển ngân sách sang phương án khác

Khi chương trình được lặp lại, giá trị của thông tin từ một lần đánh giá tốt còn có thể được sử dụng cho những chu kỳ đầu tư tiếp theo.

Các bên ra quyết định cần một cơ sở tài chính

Ban lãnh đạo hoặc đơn vị tài chính đôi khi cần biết không chỉ nhân viên có thích chương trình hay kỹ năng có cải thiện, mà khoản đầu tư đó có tạo giá trị kinh tế hay không.

ROI tạo ra một ngôn ngữ tài chính quen thuộc để hỗ trợ cuộc trao đổi này. Tuy nhiên, nó chỉ hữu ích khi các giả định về chi phí, tác động và quy đổi tiền tệ được trình bày minh bạch.

Khi nào không nên dùng ROI đào tạo làm thước đo chính?

ROI không phải chỉ số mặc định cho mọi hoạt động Learning & Development. Trong một số trường hợp, việc cố tính ROI thậm chí có thể làm giảm chất lượng đánh giá.

Một ví dụ điển hình là đào tạo bắt buộc vì yêu cầu pháp lý, an toàn hoặc tuân thủ. Nếu chương trình phải được thực hiện bất kể lợi tức tài chính ngắn hạn, ROI không nên trở thành tiêu chí quyết định có triển khai hay không. Khi dữ liệu đủ tốt, ROI vẫn có thể bổ sung góc nhìn về chi phí hoặc rủi ro được giảm thiểu, nhưng không thay thế nghĩa vụ tuân thủ và yêu cầu an toàn.

ROI cũng ít phù hợp khi lợi ích chủ yếu là phi tài chính và việc quy đổi thành tiền quá suy đoán. Trong tình huống đó, báo cáo trực tiếp các kết quả như mức độ áp dụng, hành vi, chất lượng hợp tác hoặc chỉ số liên quan có thể trung thực hơn.

Đối với chương trình nhỏ, chi phí thấp hoặc đang thử nghiệm ban đầu, một nghiên cứu ROI đầy đủ có thể không đáng để thực hiện nếu chi phí đo lường lớn so với giá trị của quyết định.

Quan trọng hơn, không nên công bố ROI như một kết luận chắc chắn khi tổ chức:

·         Không có dữ liệu nền hoặc điểm tham chiếu phù hợp

·         Không xác định được tác động kinh doanh

·         Không thể tách hợp lý ảnh hưởng của các yếu tố khác

·         Không có cơ sở đáng tin cậy để quy đổi lợi ích sang tiền

·         Chưa cho chương trình đủ thời gian để tạo ra kết quả

Trong các trường hợp này, đo phản ứng, mức độ học được, mức độ áp dụng hoặc tác động vận hành trực tiếp thường cung cấp thông tin đáng tin cậy hơn một con số ROI được xây dựng trên quá nhiều giả định.

Cách đọc ROI đào tạo để tránh kết luận sai

Về mặt số học, một vài mốc giúp diễn giải ROI khá rõ:

·         ROI > 0%: Lợi ích tiền tệ được ghi nhận lớn hơn tổng chi phí

·         ROI = 0%: Lợi ích tiền tệ bằng tổng chi phí

·         ROI < 0%: Lợi ích tiền tệ thấp hơn tổng chi phí

·         ROI = 100%: Lợi ích ròng bằng đúng chi phí đầu tư, tức tổng lợi ích bằng hai lần chi phí

Tuy nhiên, ROI dương không đồng nghĩa với một chương trình chắc chắn nên được mở rộng, cũng như ROI âm không tự động chứng minh chương trình hoàn toàn thất bại.

Một chương trình có thể mang lại lợi ích chiến lược hoặc phi tài chính quan trọng chưa được đưa vào phép tính. Ngược lại, ROI cao có thể trở nên kém thuyết phục nếu phần lợi ích được quy cho đào tạo dựa trên giả định quá lạc quan.

Cũng không có một ngưỡng ROI đào tạo phổ quát có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Hai chương trình có cùng ROI 50% chưa chắc tương đương nếu chúng sử dụng khoảng thời gian đo khác nhau, cách tính chi phí khác nhau hoặc phương pháp tách tác động khác nhau.

Vì vậy, khi so sánh ROI, cần bảo đảm ít nhất các yếu tố sau nhất quán:

·         Phạm vi chi phí

·         Khoảng thời gian ghi nhận lợi ích

·         Phương pháp quy đổi tiền tệ

·         Cách tách ảnh hưởng của đào tạo

·         Cách xử lý các lợi ích phi tài chính

ROI phát huy giá trị tốt nhất khi được đặt cạnh các bằng chứng khác: người học thực sự học được gì, có áp dụng vào công việc không và chỉ số kinh doanh nào đã thay đổi. Khi những lớp bằng chứng này nối được với nhau, ROI trở thành một chỉ số hỗ trợ quyết định đầu tư. Khi chúng không nối được với nhau, ROI dễ chỉ tạo ra cảm giác chính xác mà không phản ánh đúng tác động của đào tạo.

ROI đào tạo là thước đo tài chính cho biết lợi ích ròng có thể quy cho một chương trình đào tạo lớn đến đâu so với tổng chi phí đầu tư. Giá trị của chỉ số không nằm ở công thức tính đơn giản mà nằm ở khả năng chứng minh chuỗi liên kết từ đào tạo đến hành vi, tác động kinh doanh và lợi ích tiền tệ.

Vì vậy, nên sử dụng ROI cho những chương trình có mức đầu tư hoặc tầm quan trọng đủ lớn, có tác động kinh doanh đo được, có dữ liệu để tách ảnh hưởng của đào tạo và có cơ sở hợp lý để quy đổi kết quả thành tiền. Với chương trình nhỏ, lợi ích chủ yếu phi tài chính, đào tạo bắt buộc hoặc những trường hợp chưa thể xác lập quan hệ giữa đào tạo và kết quả kinh doanh, các thước đo học tập, ứng dụng và tác động thường phù hợp hơn việc cố tạo ra một con số ROI.