Phân biệt tri thức ẩn và tri thức hiện

Tri thức hiện có lợi thế lớn về khả năng mã hóa. Khi đã được biểu đạt thành văn bản, sơ đồ, quy trình, công thức hoặc dữ liệu, nó có thể được lưu trữ và truyền cho nhiều người qua cùng một phương tiện. Tri thức ẩn lại gắn nhiều hơn với kinh nghiệm, kỹ năng, trực giác và khả năng phán đoán. Vì vậy, muốn chia sẻ nó thường phải bổ sung tương tác, quan sát, thực hành và phản hồi.

Điều này cũng có nghĩa quá trình quản lý tri thức không nên chỉ tập trung vào việc “viết mọi thứ thành tài liệu”. Một phần tri thức có thể được mã hóa rất hiệu quả, nhưng một phần chỉ được truyền tốt khi người học được tiếp xúc với cách người có kinh nghiệm thực sự hành động và ra quyết định.

Tri thức ẩn và tri thức hiện khác nhau ở khả năng chia sẻ ra sao?

Tri thức hiện dễ chia sẻ trên quy mô lớn hơn, bởi nội dung của nó đã hoặc có thể được biểu đạt tương đối rõ bằng một hệ thống ký hiệu chung. Một quy trình vận hành, hướng dẫn kỹ thuật, báo cáo, công thức hay cơ sở dữ liệu có thể tồn tại độc lập với người đã tạo ra nó. Người sở hữu tri thức không nhất thiết phải trực tiếp có mặt mỗi lần tri thức được truyền đi.

Tri thức ẩn khó tách khỏi chủ thể hơn. Một người thợ lành nghề có thể nhận ra máy đang hoạt động bất thường qua âm thanh; một đầu bếp có kinh nghiệm có thể nhận biết độ đạt của bột qua cảm giác ở tay; một nhà quản lý lâu năm có thể nhận thấy một cuộc đàm phán đang chuyển hướng qua những tín hiệu rất nhỏ. Người đó có tri thức thực sự, nhưng không phải lúc nào cũng có thể diễn đạt đầy đủ các dấu hiệu mình đang xử lý hoặc quy tắc mình đang sử dụng.

Tư tưởng này gắn với Michael Polanyi, người nhấn mạnh rằng con người có thể biết nhiều hơn những gì họ có thể diễn đạt thành lời. Trong lý thuyết tạo tri thức tổ chức của Ikujiro Nonaka, sự khác biệt tương tự được thể hiện qua khả năng tri thức hiện được truyền bằng ngôn ngữ có hệ thống, còn tri thức ẩn mang tính cá nhân và phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm.

Có thể so sánh hai loại tri thức theo các chiều chính sau:

Vì thế, nói tri thức hiện “dễ chia sẻ hơn” là đúng nhưng chưa đủ. Chính xác hơn, nó dễ mã hóa, sao chép và phân phối hơn. Ngược lại, tri thức ẩn vẫn có thể được chia sẻ, nhưng cần những kênh giàu tương tác hơn.

Vì sao tri thức hiện dễ chia sẻ và nhân rộng hơn?

Cơ chế quan trọng nhất là mã hóa. Khi một nội dung được chuyển thành câu chữ, con số, biểu tượng hoặc quy trình, tri thức bắt đầu có một hình thức tương đối độc lập với người biết nó.

Ví dụ, nếu một nhân viên biết chính xác thứ tự năm bước cần thực hiện để kiểm tra một hồ sơ và có thể viết rõ các bước này, phần tri thức đó có thể trở thành hướng dẫn công việc. Từ thời điểm ấy, tổ chức có thể sao chép hướng dẫn, đưa vào hệ thống nội bộ, dùng trong đào tạo hoặc cập nhật tập trung mà không cần người viết trực tiếp giải thích cho từng người.

Khả năng này tạo ra ba lợi thế trong chia sẻ.

Thứ nhất là tính không đồng bộ. Người gửi và người nhận không cần có mặt cùng lúc. Người học có thể đọc tài liệu sau khi người tạo ra nó đã rời khỏi nơi làm việc.

Thứ hai là khả năng tái tạo. Một bản hướng dẫn có thể được sao chép nhiều lần mà nội dung biểu đạt ban đầu gần như không thay đổi.

Thứ ba là khả năng tìm kiếm và kết nối. Khi tri thức đã trở thành dữ liệu hoặc tài liệu có cấu trúc, người dùng có thể lập chỉ mục, phân loại và truy xuất lại khi cần.

Tuy nhiên, mã hóa không bảo đảm người nhận sẽ hiểu đúng. Một tài liệu có thể rất rõ đối với chuyên gia nhưng khó hiểu đối với người mới vì nó ngầm giả định người đọc đã biết thuật ngữ, bối cảnh hoặc nguyên tắc nền. Vì vậy, khả năng phân phối cao không đồng nghĩa với khả năng hấp thụ cao.

Đây là giới hạn quan trọng của tri thức hiện. Nếu chỉ đo việc chia sẻ bằng số lượng tài liệu đã gửi hoặc số người có quyền truy cập, tổ chức có thể tưởng rằng tri thức đã được chuyển giao trong khi người nhận mới chỉ nhận được thông tin.

Vì sao tri thức ẩn khó tách khỏi người sở hữu?

Tri thức ẩn khó chia sẻ hơn vì một phần nội dung của nó được hình thành thông qua kinh nghiệm tích lũy và sự nhận dạng mẫu, chứ không chỉ thông qua những quy tắc có thể phát biểu rõ ràng.

Khi một người thực hiện cùng một hoạt động nhiều lần, họ dần học được cách chú ý đến những dấu hiệu quan trọng, bỏ qua tín hiệu nhiễu và điều chỉnh hành vi tùy tình huống. Sau một thời gian, nhiều quyết định trở nên gần như tự động. Người có kinh nghiệm có thể làm đúng nhưng gặp khó khăn khi phải liệt kê toàn bộ quá trình suy nghĩ dẫn đến hành động đó.

Đây là lý do việc hỏi một chuyên gia “hãy viết ra tất cả những gì anh biết” thường không đủ để thu được toàn bộ tri thức của họ. Một phần kiến thức chỉ xuất hiện khi chuyên gia thực sự đối diện với tình huống.

Chẳng hạn, một kỹ thuật viên có thể nói rằng cần kiểm tra máy khi có “âm thanh bất thường”. Câu này đã biến một phần kinh nghiệm thành tri thức hiện, nhưng vẫn chưa giúp người mới biết chính xác âm thanh nào là bất thường, mức thay đổi nào đáng chú ý và khi nào tiếng động chỉ là biến động bình thường. Những phân biệt này thường được học nhanh hơn khi người mới nghe cùng kỹ thuật viên, quan sát cách họ kiểm tra và nhận phản hồi ngay tại chỗ.

Do đó, tri thức ẩn thường được truyền qua kinh nghiệm chung. Quan sát, bắt chước, thực hành có hướng dẫn, cố vấn và cùng giải quyết vấn đề cho phép người học không chỉ nghe một quy tắc mà còn tái tạo bối cảnh trong đó quy tắc được sử dụng.

Giới hạn của phương thức này là khả năng mở rộng. Một chuyên gia có thể gửi cùng một tài liệu cho hàng trăm người, nhưng rất khó cung cấp mức độ quan sát và phản hồi cá nhân tương đương cho hàng trăm người cùng lúc.

Kênh chia sẻ nào phù hợp với từng loại tri thức?

Phương tiện truyền tri thức nên được lựa chọn dựa trên mức độ tri thức có thể mã hóa, thay vì áp dụng một kênh cho mọi nội dung.

Với phần tri thức hiện, những phương tiện như quy trình chuẩn, sổ tay, biểu mẫu, video hướng dẫn, cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý tài liệu có lợi thế rõ rệt. Chúng giúp nội dung ổn định, dễ tìm kiếm và có thể sử dụng lại nhiều lần.

Với tri thức ẩn, kênh cần cung cấp nhiều thông tin ngữ cảnh hơn. Làm việc cùng người có kinh nghiệm, quan sát thao tác, cố vấn, mô phỏng tình huống, thảo luận ca thực tế và nhận phản hồi trực tiếp thường phù hợp hơn.

Sự khác nhau có thể thấy rõ qua một quy trình xử lý sự cố. Danh sách các bước kiểm tra định kỳ có thể được mã hóa thành tài liệu. Nhưng việc xác định bước nào cần ưu tiên khi nhiều tín hiệu mâu thuẫn xuất hiện lại có thể phụ thuộc vào kinh nghiệm. Nếu tổ chức chỉ cung cấp tài liệu, người mới biết “phải kiểm tra những gì” nhưng chưa chắc biết “nên chú ý điều gì trước trong trường hợp này”.

Ngược lại, chỉ dựa vào truyền miệng cũng có nhược điểm. Tri thức có thể bị biến đổi khi đi qua nhiều người, phụ thuộc vào khả năng của từng người hướng dẫn và dễ mất khi nhân sự chủ chốt rời tổ chức.

Vì vậy, cách chia sẻ hiệu quả thường không phải chọn tài liệu hoặc tương tác, mà là kết hợp hai loại. Tài liệu giữ phần có thể chuẩn hóa; tương tác giúp người học hiểu cách vận dụng phần đó trong những tình huống có nhiều sắc thái.

Tri thức ẩn có thể chuyển thành tri thức hiện đến đâu?

Tri thức ẩn không phải một khối hoàn toàn bất khả diễn đạt. Nhiều phần của nó có thể được ngoại hiện hóa thành nguyên tắc, tiêu chí, câu hỏi kiểm tra, ví dụ, sơ đồ quyết định hoặc hướng dẫn.

Nếu hỏi một chuyên gia chỉ bằng câu “anh làm việc này thế nào?”, câu trả lời có thể khá chung. Nhưng nếu yêu cầu họ phân tích một trường hợp cụ thể, giải thích tại sao chọn phương án A thay vì B, chỉ ra những tín hiệu khiến họ đổi quyết định và mô tả các ngoại lệ, nhiều tri thức vốn khó thấy có thể được làm rõ.

Đây là một cơ chế quan trọng trong cách tiếp cận của Nonaka: một phần tri thức ẩn có thể được chuyển thành tri thức hiện thông qua việc diễn đạt và khái niệm hóa.

Tuy nhiên, quá trình này thường không chuyển đổi toàn bộ. Một bản mô tả về cách giữ thăng bằng khi đi xe đạp không thể thay thế hoàn toàn việc tập đi xe. Tương tự, tài liệu mô tả các dấu hiệu cần quan sát có thể rút ngắn quá trình học, nhưng người học vẫn cần trải nghiệm để hình thành khả năng nhận biết và phản ứng gần với chuyên gia.

Vì vậy, ranh giới giữa tri thức ẩn và tri thức hiện nên được hiểu theo mức độ hơn là một đường chia tuyệt đối. Một nội dung có thể có phần đã được mã hóa rất rõ, phần chỉ có thể diễn đạt tương đối và phần vẫn phụ thuộc mạnh vào trải nghiệm.

Hiểu nhầm cần tránh là cho rằng một khi đã viết thành tài liệu thì toàn bộ tri thức đã trở thành tri thức hiện. Tài liệu chỉ chứa phần đã được biểu đạt. Những giả định, kinh nghiệm nền và khả năng phán đoán cần để sử dụng tài liệu vẫn có thể tiếp tục tồn tại dưới dạng tri thức ẩn.

Cách giảm thất thoát khi chia sẻ tri thức trong tổ chức

Muốn chia sẻ tri thức hiệu quả, trước hết cần xác định phần nào có thể tách khỏi người sở hữu và phần nào vẫn cần tương tác trực tiếp. Việc cố mã hóa mọi thứ vừa tốn công vừa dễ tạo ra tài liệu dài nhưng không tái hiện được năng lực thực tế.

Với những công việc ổn định và lặp lại, nên ưu tiên ghi lại quy trình, tiêu chí, định nghĩa và các bước kiểm tra. Đây là phần tri thức hiện có giá trị cao vì việc chuẩn hóa giúp nhiều người sử dụng cùng một cách hiểu.

Với những công việc phụ thuộc nhiều vào phán đoán, tài liệu nên đi xa hơn việc ghi “các bước phải làm”. Cần ghi cả lý do lựa chọn, dấu hiệu cần chú ý, ví dụ điển hình và trường hợp ngoại lệ. Cách này không biến hoàn toàn tri thức ẩn thành tri thức hiện, nhưng giúp giảm lượng bối cảnh mà người học phải tự suy ra.

Sau đó, phần chưa thể mã hóa nên được truyền qua thực hành. Người mới có thể quan sát một trường hợp thật, tự thực hiện ở trường hợp tiếp theo và nhận phản hồi từ người có kinh nghiệm. Khi cách giải thích trong tài liệu không khớp với thực tế, chính sự khác biệt đó lại giúp phát hiện thêm tri thức đang còn ẩn.

Do đó, một cơ chế chia sẻ tốt thường hình thành thành vòng lặp: ghi lại phần có thể diễn đạt → áp dụng trong thực tế → phát hiện khoảng trống → trao đổi với người có kinh nghiệm → cập nhật lại nội dung đã mã hóa.

Cách tiếp cận này đồng thời giải quyết hai rủi ro. Nó giảm sự phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ của một cá nhân, nhưng cũng tránh giả định rằng một kho tài liệu lớn có thể thay thế kinh nghiệm và tương tác giữa con người.

Tri thức hiện có khả năng chia sẻ rộng hơn vì có thể được mã hóa, lưu trữ, sao chép và truyền qua các phương tiện tương đối độc lập với người sở hữu. Tri thức ẩn khó chia sẻ theo cách đó vì gắn nhiều với trải nghiệm, bối cảnh, kỹ năng và khả năng phán đoán; quá trình truyền thường cần quan sát, thực hành và tương tác trực tiếp.

Tuy vậy, đây không phải sự đối lập giữa “chia sẻ được” và “không chia sẻ được”. Một phần tri thức ẩn có thể được diễn đạt thành tri thức hiện, còn phần chưa thể mã hóa vẫn có thể được truyền thông qua kinh nghiệm chung. Vì vậy, khả năng chia sẻ tri thức cao nhất thường xuất hiện khi mã hóa phần có thể mã hóa và tạo điều kiện tương tác cho phần phụ thuộc vào trải nghiệm.